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Cloitre en pierre à Saint Emilion

JUILLET 2021 | ORGANISATION, ASTUCES & CONSEILS | PAR AMÉLIE PICHON WEDDINGS

CHOISIR SON LIEU DE RÉCEPTION

Trouver le lieu de réception idéal pour son mariage est parfois compliqué. C'est pourquoi nous avons décidé de vous guider dans cette étape majeure en vous présentant ici tous les critères principaux à prendre en considération dans ce choix.

Quand réserver votre lieu, où le chercher, comment se préparer et définir vos attentes... Tout est réuni pour que votre recherche se déroule en toute sérénité.

Mariée en robe sous un olivier mis en scène par la wedding planner Amélie Pichon Weddings

CONSEILS & ASTUCES POUR CHOISIR VOTRE LIEU DE RÉCEPTION POUR VOTRE MARIAGE DE RÊVE

Quand réserver le lieu pour mon mariage ?

Encore plus que tous les autres prestataires, les lieux sont pris d’assaut jusqu’à plusieurs années auparavant. Sur la région, généralement le lieu se privatise entièrement pour un mariage. Autrement dit, il ne réalise qu’un événement par jour. Les places sont de l’or pour chaque couple ! Il est donc primordial de commencer vos recherches le plus tôt possible pour avoir le lieu de vos rêves.

Comment trouver votre lieu de réception ?

1.

Le Carnet d’adresses Amélie Pichon Weddings : retrouverez dans notre Pack DIY notre Carnet d’adresses les lieux incontournables de la région Sud-Ouest. Des professionnels de qualité et de confiance pour la réalisation de votre mariage en toute sérénité.

(valable uniquement sur le département de la Gironde | autres régions sur demande).

Les réseaux sociaux :

Découvrez à travers notre compte Instagram @ameliepichonweddings_bordeaux, des professionnels de l’univers du mariage (lieu, DJ, photographe, professionnel de l’animation pyrotechnie…). Chaque semaine nous présentons le travail de plusieurs entreprises afin de faciliter l’organisation des futurs mariés.

Le bouche à oreille est généralement la méthode la plus efficace pour avoir des retours objectifs sur un professionnel. Une amie récemment mariée, votre famille, vos amis et collègues pourront peut-être vous renseigner. Si vous avez déjà sélectionnés un prestataire, n’hésitez pas à lui demander ses contacts. Un photographe peut vous donner le contact d’un lieu où il travaille régulièrement par exemple.

De plus, cela pourra être un avantage important d’avoir un professionnel ayant déjà travaillé sur votre lieu de réception. Il connaîtra tous les atouts mais surtout les inconvénients du lieu afin de se préparer de manière optimale à la réalisation de votre mariage en prévoyant en amont les éventuelles difficultés techniques du lieu (électricité, accessibilité, cuisine… ).

Ce choix vous offrira une réelle tranquillité d’esprit lors de vos préparatifs et de votre jour j.

Blogs mariage et annuaires spécialisés en ligne : vous trouverez également de nombreux professionnels via les annuaires spécialisés en ligne ou les blogs.

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mariee et son mari dans une voiture vintage mis en scène par la wedding planner Amélie Pichon Weddings
mari embrassant mariee dans une voiture vintage mis en scène par la wedding planner Amélie Pichon Weddings

AVANT LA RECHERCHE

Définir vos préférences et vos attentes

- A quelle saison et à quelle date souhaitez-vous vous marier ?

- Dans quelle région souhaitez-vous célébrer votre mariage ? Inutile de consulter les sites internet de tous les lieux de réception de France, focalisez-vous sur une région.

- Définissez l’enveloppe maximale que vous souhaitez consacrer à la location de votre lieu de réception et dressez la liste des critères obligatoires.

- Réfléchissez au style que vous souhaitez pour votre mariage : un Château, un lieu atypique comme une grange, une Villa au bord de l’eau… Le lieu de réception donne le ton de votre journée.

mariée en robe avec chien fleuri à saint emilion mis en scène par la wedding planner Amélie Pichon Weddings

PRÉPARER LE RENDEZ-VOUS / CRITÈRES DE SÉLECTION

Le nombre d'invités

Combien compterez-vous d’invités ? Même si ce chiffre n’est pas définitif, il est essentiel d’avoir une estimation pour sélectionner votre lieu selon les capacités de leur salle de réception.

Capacité du lieu

Il est donc important de demander dès le début de vos recherches la capacité du lieu. Si vous attendez un grand nombre d’invités mieux vaut vous assurer de la capacité et ne pas devoir réduire votre liste de convives pour conserver votre lieu ou inversement et devoir changer de lieu par la suite !

La région de la cérémonie

Quelle est la région de vos rêves pour votre mariage ? Est-ce là où vous résidez ?

A savoir qu’il est uniquement possible de vous unir civilement dans votre mairie de résidence, ou sur dérogation dans la mairie d’une commune où l’un de vos proches réside.

Si vous souhaitez un mariage religieux mais que vous n’habitez pas dans la région, renseignez-vous sur la possibilité de célébrer votre union dans une autre église que la vôtre. En effet certaines refusent les mariages de couples extérieurs en raison du choix géographique et non spirituel.

L'accessibilité

Quelle que soit sa situation géographique du lieu, il doit être simple d’accès afin que vos invités puissent s’y rendre plus ou moins rapidement mais facilement.

Si certains de vos invités viennent de loin, il faudra peut-être prévoir des solutions de transport (mise en place de navette ou une personne pour venir les récupérer…).

Deuxième point important, lors du choix d’un lieu il faut prendre en compte le profil de tous les invités. Les personnes âgées ou à mobilité réduite, les enfants ou les poussettes accèdent parfois difficilement à certains endroits. Alors n’oubliez pas de vous renseigner en amont !

Distance avec la cérémonie : lieu de la cérémonie

Que ce soit pour votre cérémonie à l’église ou civile, faites-en sorte que votre lieu ne soit pas trop loin de la célébration.

Il serait dommage pour vous et vos convives de passer la majeure partie de votre journée de mariage sur la route !

Attention à bien prendre en compte les moyens de déplacements de vos convives, du temps de trajet et énoncez des instructions simples.

Mariée robe tenant son bouquet fleurs blanches mis en scène par la wedding planner Amélie Pichon Weddings

Des prestataires imposés

Aujourd’hui, certains lieux imposent des prestataires afin d’assurer une qualité de service et d’image pour leur lieu de réception. Grâce à leur proposition, vous vous assurez des prestataires de confiance pour un mariage en toute sérénité. Cependant, cela peut impacter lourdement votre budget en fonction de la gamme de professionnel imposés. Avant toute signature, il faudra également vérifier que les prestataires correspondent à votre style / thème en plus de votre budget.

Les coûts supplémentaires

Il est important de demander ce qu’inclus la location car ces frais supplémentaires non négligeables peuvent s’ajouter celle-ci. Le mobilier comme les tables diner et buffet ou les chaises est-il compris dans la location ? Quelles sont les horaires de location, devrez-vous prévoir un supplément pour l’installation de la décoration la veille ou pour réaliser la cérémonie sur place le jour J ?

En amont de vos recherches, rédigez une liste de tous ces points et des coûts associés pour chacun, vous pourrez ainsi comparer objectivement chaque lieu et faire votre choix sans surprises supplémentaires.

Superficie totale

Combien de m2 fait chaque espace de réception ?

Quelle en est leur capacité et quelles sont les configurations possibles ?

Y a-t-il un espace pour réaliser une cérémonie laïque, un jardin pour les photos ?... Que propose le lieu pour le déroulé de votre mariage ?

Hébergement

Lors d’un mariage, il est préférable d’avoir quelques couchages directement sur le lieu de réception afin d’accueillir le couple de mariés et les proches triés sur le volet afin de profiter pleinement de votre soirée de mariage. Attention, si oui est-ce bien compris dans le tarif de la location du lieu ? Dans le cas où le lieu n’aurait pas de capacité d’hébergement, conseille-t-il une liste d’hôtels et chambres d’hôte à proximité ?

Que ce soit les invités venant de loin ou ceux souhaitant profiter à 100% de cette soirée sans avoir à se soucier des responsabilités, il faudra trouver une solution d’hébergement aux alentours. En fonction du nombre de chambres à louer, il est possible de bénéficier de tarif de groupe dans les hôtels.

Plan B en cas de pluie

Si le lieu de réception propose une alternative en cas de mauvais temps, cela réduira considérablement vos coûts. Dans le cas contraire, il sera nécessaire de demander un devis pour une tente de réception pour réaliser votre cérémonie, vin d’honneur ou repas de mariage en fonction de vos préférences.

Il existe maintenant de nombreux formats de tentes pouvant correspondre à tous les styles : stretch, cristal…

Les points techniques

Il sera important de voir avec le propriétaire les spécificités techniques de son lieu de réception :

- La salle dispose-t-elle d’un ampérage suffisant pour supporter tous les prestataires en même temps ? les étuves en cuisine, les lumières, et le matériel du DJ…

- De l’électricité au niveau de votre vin d’honneur (en cas de besoin pour vos musiciens ou votre traiteur)

- Les charges comme l’eau et l’électricité sont-elles comprises dans le forfait de location ?

- Y’a t-il un accès pour les personnes à mobilité réduite ?

- Des toilettes en nombre suffisant ?

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Aspects pratiques

Accessibilité

Si vous souhaitez décorer votre salle la veille, n’oubliez pas de demander au propriétaire si c’est possible d’accéder à la salle avant le jour j. Dans le cas contraire, il faudra déléguer la tâche de mettre en place les derniers détails à votre place à une personne de confiance le jour j afin de profiter sans stress de chaque instant de votre journée.

Nous proposons également de gérer la coordination de votre jour J pour que vous profitez de chaque instant ! N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements par mail : contact@ameliepichonweddings.com.

Autorisations

Avant toutes recherches ou décisions concernant votre déroulé et vos décoration, demander au responsable de votre salle une liste de ce qui est réalisable sur leur lieu et dans la salle de réception.

Ce serait dommage de prévoir un ciel étoilé avec des guirlandes alors que rien n’est fixable au plafond, ou de prévoir une entrée des mariés avec jets froids ou scintillants si cela doit être au final annulé car les mesures de sécurité du lieu ne le permet pas.

Attention : les lancers de lanternes en papier ou les feux d’artifices sont soumises à une autorisation préalable de la mairie.

Parking

Les lieux de réception disposent généralement d’espaces de parking pour accueillir vos invités. Assurez-vous que cela soit suffisant pour garer tous les véhicules et les navettes de transfert. Dans le cas contraire, établissez un plan B pour éviter le désordre lors de l’arrivée des convives sur le lieu.

Modalités de paiement / Assurance annulation : toutes les CGV

Comme pour chaque prestataire, il est important de lire L’INTÉGRALITÉ des conditions générales de vente (conditions de paiement, d’annulation et de remboursement…).

Faites des concessions

Au fur et à mesure de vos recherches, trouver le lieu réunissant TOUS vos critères peut parfois paraître idéaliste. Il faudra malheureusement peut-être repenser vos critères de sélection ou céder sur quelques-uns.

Par exemple, réduire le nombre d’invités pour pouvoir célébrer votre mariage dans cette villa au bord du Bassin, ou augmenter votre budget pour louer une tente et accueillir tous vos proches ? Ou encore élargir un peu plus votre zone de recherche.

En résumé, il y aura probablement quelques concessions à faire pour avoir le mariage dont vous avez toujours rêvé.

Vous êtes désormais prêt pour trouver le lieu parfait pour un mariage de rêve et à votre image !

Vous vous sentez perdu et dépassé dans votre organisation ? Vous souhaitez plus d'informations sur nos services de Wedding Planner pour vous aider à organiser votre mariage ? Contactez-nous par email à contact@ameliepichonweddings.com ou grâce au formulaire de contact.

plantes grimpantes sur une grille château saint emilion
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